Como o Vendedor Deve Administrar Seu Tempo
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by: Professor Julio
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Para
muitos Profissionais de Vendas, o maior empecilho para aumentar seus resultados
é a falta de tempo para procurar novos Clientes, uma vez que ele perde muito
tempo cuidando dos Clientes já existentes. Por isso, alguns curiosos vêm
prospectando novas formas de obter esse bem tão precioso do ser humano – o tempo.
Porém,
estudiosos vêm afirmando que é impossível encontrar mais tempo, pois não existe
onde procurá-lo. O pouco tempo que você tem você está vivendo agora. Logo, não
se pode administrá-lo. Então, por dedução lógica só temos uma solução: tomar: _
a decisão consciente de como queremos investir nosso tempo.
Embora
pareça relativamente simples, não é; porque as coisas que geralmente evitamos –
ou deixamos para depois – são geralmente fundamentais para o desenrolar do
nosso futuro. Portanto, veremos abaixo algumas importantes dicas para o profissional
de vendas investir seu tempo de forma produtiva, estabelecendo alguns
princípios básicos:
·
Estabeleça seus Objetivos e suas Prioridades: A boa
administração do tempo começa com o foco nos seus objetivos - o que você realmente
quer atingir. Isso significa colocá-los no papel (porque os objetivos que ficam
na sua cabeça, são apenas sonhos). Para os objetivos maiores e mais
complexos, quebre-os numa série de passos menores. Faça uma lista
escrita do que fazer em cada um desses passos.
OBSERVAÇÃO: Uma
das razões pelas quais a maioria das pessoas “enrola” na hora de resolver
grandes tarefas é essa sensação de incapacidade de enfrentar coisas tão
grandes. Realizar um grande objetivo com uma série de etapas menores
·
Sistema de Planejamento Semanal: Este sistema
de administração do tempo exige que você coloque semanalmente todas as suas
atividades numa agenda, priorizando-as com ‘A’ (as atividades mais
importantes), ‘B’ para aquelas em segundo plano e ‘C’ – atividades pouco importantes
– para você manejar de acordo com o tempo disponível. O próximo passo é
priorizar as tarefas ‘A’ em ordem de importância, agora usando números.
Exemplo: A1, A2, A3, etc. Faça a mesma coisa com os objetivos ou tarefas B e C.
faz com que
seja muito mais fácil começar.
·
Priorize sua Lista de “Coisas a Fazer”: Você conhece
alguém que passe o dia inteiro com pressa, correndo de uma coisa para outra,
levemente confusos e perdidos? Isso geralmente ocorre porque essas pessoas
tratam todas as coisas que aparecem como igualmente importantes. Como não
existem prioridades, não existe foco sobre o que fazer. Essas pessoas não sabem
separar o que tem que ser feito (A),
do que deveria ser feito (B) e do que seria bom fazer (C). Nem tudo o que fazemos é
igualmente importante. Por exemplo,
colocar gasolina no carro tem prioridade 'B', a não ser que você já esteja na
reserva - aí, gasolina transforma-se em 'A'.
Pagar
o aluguel na data de vencimento é um 'A'. Pagar um mês adiantado pode ser um
'B' ou um 'C', dependendo da sua situação pessoal. Focalize primeiro a lista
'A'. Esqueça todo o resto. Somente depois de completar a lista 'A' é que você
deve olhar para a lista 'B'. Muitas pessoas evitam a lista 'A' porque estas
geralmente são as tarefas mais complexas e desagradáveis.
Tenha
um cuidado todo especial para evitar cair na lista 'C'. Estas são sempre as
tarefas mais fáceis e agradáveis. Aqui é que começam as dificuldades, e onde se
vê se você realmente tem disciplina. Quando possuir objetivos escritos, ficará
surpreendido com que rapidez passará a ser uma pessoa disciplinada. A
administração do tempo e a definição de seus principais objetivos na vida andam
lado a lado.
·
Administração
Pessoal Eficaz: Stephen Covey escreveu que uma Administração eficaz é
você ser capaz viver em função dos seus valores, ao contrário de viver em
função de seus impulsos e desejos no momento. Ele desenhou uma matriz complexa
para planejar atividades baseadas numa missão pessoal, previamente escrita,
decidindo quais são suas principais atividades no cumprimento daquela missão;
e, depois, planejando suas semanas com antecedência baseando-se nos objetivos
profissionais de longo prazo, bem como valores pessoais importantes.
OBSERVAÇÃO: De acordo com Covey, a chave do sistema “é não
dar prioridade baseando-se na agenda, mas sim agendar as suas prioridades”.
Em outras palavras, os projetos importantes que o deixarão mais próximo dos
seus principais objetivos devem ser colocados na agenda com antecedência (uma
espécie de encontro com você mesmo), junto das atividades importantes e/ou
urgentes. Também é uma boa idéia separar um bloco de tempo para resolver
especificamente essas atividades. Ao invés de somente dedicar-se a coisas
importantes ou urgentes, sua agenda semanal deve também incluir atividades de
longo prazo (que, a principio, nunca parecem urgentes). Dessa forma, você
estará sempre avançando em direção aos seus sonhos mais importantes.
·
Pastas de
cores diferentes: Quando Ronald Reagan era presidente dos EUA, certa
vez foi entrevistado por um repórter que notou em cima da mesa, três pastas
coloridas que estavam sempre ali. Ao ser questionado, Reagan explicou que a
pasta verde continha atividades que precisavam de atenção urgente. AA pasta
azul continha informações importantes, e a vermelha era para questões pessoais.
·
Tarefas Inacabadas: Termine completamente uma tarefa antes de começar a
próxima. Quando você deixa de lado algo incompleto, essa tarefa continua dentro
do seu cérebro, contribuindo com mais coisas dentro da sua cabeça - terminando
por provocar uma sensação de confusão. A próxima vez que você pegar um projeto
parcialmente realizado, você tem que decidir quais passos precisam ser
novamente realizados. Realizar uma série de pequenas tarefas incompletas
desperdiça desnecessariamente o seu tempo. Se você completa uma tarefa, você
pode esquecê-la, deixando seu cérebro livre para concentrar-se na próxima
tarefa.
·
Planeje para
Trás: Administração eficaz do tempo é, basicamente,
estabelecer objetivos, com todas as atividades diárias sendo encaradas como
pequenos objetivos
·
A Tirania do
Urgente: E aquelas interrupções que
arruínam nosso cronograma? Parece sempre existir alguma coisa clamando pela
nossa atenção. Tem sempre alguém interrompendo para pedir uma opinião, ou
telefonemas de clientes, amigos e parentes. Embora existam milhares de pequenas
interrupções que podem roubar nosso tempo, nenhuma delas têm realmente este
poder - a não ser que deixemos.
Na imensa maioria das
vezes, a maior parte dos 'ladrões de tempo' pode ser colocada de lado até que
terminemos a tarefa. Quando estiver sobrecarregado de interrupções,
recomendamos que você tente:
·
Simplesmente
dizer 'não'.
·
Eliminar itens de
baixa prioridade da sua agenda.
·
Delegar ou
terceirizar algumas tarefas.
Sobre o Autor
Professor, consultor e palestrante. Articulista do Jornal
do Commercio (RJ) e co-autor do livro: "Trabalho e Vida Pessoal - 50
Contos Selecionados" (Ed. Qualytimark, Rio de Janeiro, 2001). Por mais de 20 anos treinou equipes de Atendentes,
Supervisores e Gerentes de Vendas, Marketing e Administração em várias empresas
multinacionais de bens de consumo e de serviços. Elaborou o curso de “Gestão
Empresarial” e atualmente ministra palestras e treinamentos “in Company” nas
áreas de Marketing, Administração, Técnicas de Atendimento ao Cliente,
Secretariado e Recursos Humanos. Graduado em Administração de Empresas, especialista
em Marketing e Gestão Empresarial, com MBA em Marketing no Mercado
Globalizado e complementação pedagógica.
Contatos: jcss_sc@click21.com.br (21) 2233-1762 / (21) 9423-9433
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