Planeje Seu Dia-a-Dia ou Torne-se um Apagador de Incêndios
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by: Professor Julio
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No
meio do seu dia-a-dia de um Gerente sempre aparecem coisas urgentes para serem
realizadas imediatamente e, além disso, muitos gestores acabem perdendo tempo
precioso correndo atrás da “bagunça” que eles mesmos – ou outros – criaram.
Muitos
gestores desperdiçam tempo demasiado porque “brincam” de super-heróis; ou seja,
eles estão sempre prontos a entrar em ação e apagar um incêndio. Isso ocorre
porque são movidos pela ansiedade deles e dos outros, mas quando “espremem” as
frutas das mensagens percebem que sobrou pouco “suco”. Os Gerentes não podem
deixar que sua ansiedade – e a dos outros – os contamine, pois viver para
“apagar incêndios” é como correr numa esteira ergométrica, onde nos esforçamos
muito e não chegamos a lugar algum.
Dessa
forma, no seu cotidiano um gestor deve saber agir planejadamente, aprendendo a
diferenciar urgência de angústia. A angústia dos outros dos outros pode se
transformar numa urgência, mas pode não ser necessariamente urgente para o
Gerente. Diante disso, ele deve saber planejar com inteligência e agir com
urgência, mas não pela angústia alheia e sim pela real necessidade de sua
própria urgência.
Planejando Seu Dia-a-Dia
Para
saber aonde vai um Gerente precisa alocar tempo para o planejamento e, na sua
programação do tempo, ele deverá alocar para si certa parcela de tempo
tranqüila a cada dia a fim de definir prioridades. Além disso, o gestor também
precisará de tempo para colocar seu subconsciente para funcionar, pensar
criativamente, relaxar e / ou desenvolver novas habilidades.
Diante
disso, quando montar sua programação diária o Gerente não deve se esquecer de
deixar algum tempo entre seus compromissos para tratar as emergências
repentinas. O tempo de transição – entre atividades importantes – pode ser
reservado para tarefas simples; ou seja, tarefas que consumam de cinco a quinze
minutos no máximo.
Dessa
forma, o Gerente deve usar seu “melhor período de tempo” para as tarefas
prioritárias. Digamos que ele se sinta melhor durante o período da manhã,
quando sua energia está no auge entre às oito horas até ao meio-dia. Durante
pelo menos duas horas ele deve se esforçar para não receber nenhum telefonema,
nenhuma visita e nem mesmo assuntos corriqueiros com colegas – somente trabalho
tranqüilo.
Deveria
haver exceções? Tão poucas quanto possível. O benefício? O Gerente realiza em
duas horas o que normalmente levaria três. Sendo assim, se o gestor for
efetivamente uma pessoa matinal ele deve programar sua “hora tranqüila” para
esse período do dia. Seguem abaixo algumas dicas:
·
Feche
sua porta
·
Faça
com que interceptem os telefonemas e os visitantes.
·
Não
marque compromissos durante essa “hora tranqüila”.
·
Gaste
o tempo e a abundância de sua energia trabalhando naquela tarefa que trará
maior contribuição para suas metas organizacionais.
Sobre o Autor
Professor, consultor e palestrante. Articulista do Jornal
do Commercio (RJ) e co-autor do livro: "Trabalho e Vida Pessoal - 50
Contos Selecionados" (Ed. Qualytimark, Rio de Janeiro, 2001). Por mais de 20 anos treinou equipes de Atendentes,
Supervisores e Gerentes de Vendas, Marketing e Administração em várias empresas
multinacionais de bens de consumo e de serviços. Elaborou o curso de “Gestão
Empresarial” e atualmente ministra palestras e treinamentos “in Company” nas
áreas de Marketing, Administração, Técnicas de Atendimento ao Cliente,
Secretariado e Recursos Humanos. Graduado em Administração de Empresas, especialista
em Marketing e Gestão Empresarial, com MBA em Marketing no Mercado
Globalizado e complementação pedagógica.
Contatos: jcss_sc@click21.com.br (21) 2233-1762 / (21) 9423-9433
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